Vertrag zur Auftragsverarbeitung

zwischen dem Kunden (Verantwortlicher, im Folgenden „Auftraggeber“) und dem Anbieter von Loyly (Auftragsverarbeiter, im Folgenden „Auftragnehmer“):

Dieser Vertrag wird zusammen mit den Nutzungsbedingungen geschlossen und gilt, solange der Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

1. Gegenstand, Art und Zweck

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Software Loyly bereit und verarbeitet dabei die Daten, die der Auftraggeber und seine Nutzer in Loyly einstellen. Zweck ist die Planung, Durchführung und Anzeige von Aufgüssen und Terminen sowie die Auswertung von Gäste-Rückmeldungen. Die Verarbeitung umfasst Speichern, Anzeigen, Übermitteln an berechtigte Nutzer und Löschen.

2. Betroffene Personen und Datenarten

• Mitarbeitende des Auftraggebers: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Zuordnung zu Terminen und Ressourcen, Zeitpunkte gestarteter und beendeter Termine, Zustelladressen für Push-Benachrichtigungen, Kennung der Person, die einen Ausdruck erstellt hat.
• Gäste des Auftraggebers: Bewertungen und freiwillige Freitext-Rückmeldungen ohne Namen und ohne Konto.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Verarbeitung.

3. Weisungen

Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, den Nutzungsbedingungen und den Einstellungen, die der Auftraggeber in Loyly vornimmt. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Auftraggeber unverzüglich darauf hin. Eine Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Pflichten teilt er dem Auftraggeber vorab mit, soweit das Gesetz dies nicht verbietet.

4. Vertraulichkeit

Der Auftragnehmer setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

5. Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragnehmer trifft die in Anlage 1 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO). Er darf sie an den Stand der Technik anpassen, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber genehmigt die in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber mindestens vier Wochen im Voraus in Textform über neue oder ausgetauschte Unterauftragsverarbeiter. Der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; lässt sich keine Lösung finden, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Der Auftragnehmer verpflichtet Unterauftragsverarbeiter auf ein Schutzniveau, das diesem Vertrag entspricht.

7. Ort der Verarbeitung

Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Eine Verarbeitung in einem Drittland erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

8. Unterstützung des Auftraggebers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen des Zumutbaren bei Anfragen betroffener Personen, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Meldepflichten. Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragnehmer, leitet er die Anfrage an den Auftraggeber weiter.

9. Meldung von Verletzungen

Der Auftragnehmer meldet dem Auftraggeber eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, nachdem sie ihm bekannt geworden ist, und teilt die Angaben mit, die der Auftraggeber für seine eigene Meldung benötigt.

10. Löschung und Rückgabe

Der Auftraggeber kann seine Daten während der Vertragslaufzeit selbst in Loyly löschen. Nach Vertragsende oder auf Verlangen löscht der Auftragnehmer die Daten des Auftraggebers innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht. Datensicherungen werden im Rahmen des regulären Sicherungszyklus überschrieben. Auf Wunsch stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber vor der Löschung einen Export in einem gängigen Format bereit.

11. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind. Kontrollen vor Ort sind nach Ankündigung mit angemessener Frist zu üblichen Geschäftszeiten möglich, soweit Auskünfte und Nachweise nicht ausreichen; sie dürfen den Betrieb und die Daten anderer Kunden nicht beeinträchtigen.

12. Schlussbestimmungen

Für Haftung, anwendbares Recht und Gerichtsstand gelten die Nutzungsbedingungen. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den Nutzungsbedingungen geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes vor.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

• Trennung der Kunden: Jeder Datenzugriff der Anwendung ist zwingend auf den jeweiligen Betrieb eingeschränkt; Daten verschiedener Kunden sind logisch getrennt.
• Zugangskontrolle: Anmeldung über einen eigenen Identitätsdienst mit gehashten Passwörtern, Rollen für Administration und Mitarbeitende, Sitzungen mit begrenzter Laufzeit.
• Verschlüsselung: Übertragung ausschließlich über TLS. Schlüssel für Geräte und Sensoren werden nur gehasht gespeichert.
• Zugriff des Auftragnehmers: Administrativer Zugriff auf Server und Datenbank nur für wenige benannte Personen, über verschlüsselte Verbindungen mit persönlichen Schlüsseln.
• Schutz vor Missbrauch: Begrenzung der Anfragen an öffentliche Schnittstellen, Prüfung aller Eingaben, öffentliche Schnittstellen geben nur ausdrücklich freigegebene Felder aus.
• Verfügbarkeit: Betrieb in einem Rechenzentrum in Deutschland, regelmäßige Datensicherungen, Aktualisierungen ohne Unterbrechung des Betriebs mit automatischer Prüfung vor der Umschaltung.
• Datensparsamkeit: Gäste-Rückmeldungen ohne Namen und Konto; Druckverläufe werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
• Entwicklung: Änderungen durchlaufen automatisierte Tests, bevor sie in Betrieb gehen.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH – Betrieb der Server (Rechenzentrum in Deutschland).

Push-Benachrichtigungen werden technisch über den Dienst des jeweiligen Browser-Herstellers zugestellt; ihr Inhalt wird verschlüsselt übertragen.